ယနေ့ခေတ် လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းများဟာ remote working ကို ကူးပြောင်းလာတာနဲ့အညီ ဝန်ထမ်းတွေရဲ့အလုပ်လုပ်နိုင်စွမ်းကို တိုးတက်စေဖို့အဖွဲ့အစည်းနဲ့ ကိုက်ညီတဲ့ နည်းပညာများ မရှိမဖြစ်လိုအပ်လာပြီဖြစ်ပါတယ်။ IT ဌာနနတွေအနေနဲ့ hardware နှင့်software solution တွေကို မြန်မြန်ဆန်ဆန် အသုံးပြုပြီး ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ device တွေနဲ့ ချိတ်ဆက်ထားဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။ IT အဖွဲ့တွေကလည်း remote working နဲ့ အလုပ်လုပ်နေတာဖြစ်လို့ အလုပ်တွေကိုနည်းလမ်းမှန်မှန်နဲ့ရှေ့ဆက်နိုင်ဖို့ ထိရောက်တဲ့ project management ရှိဖို့ အရေးကြီးပါတယ် ။ Chief Information Officer(CIO) က ကြီးကြပ်လေ့ရှိတဲ့ Information Technology Project Management Office (IT PMO) ဟာ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတစ်ခုလုံးရဲ့ အကောင်းဆုံးလေ့လာသင်ယူမှုတွေ၊ လုပ်ငန်းဆောင်တာတွေ၊ အရင်းအမြစ်တွေအတွက် အဓိက ကျပါတယ်။ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းအများစုမှာ IT ဌာနဟာ စီမံခန့်ခွဲရတဲ့ project တွေအများဆုံးရှိပြီး သူတို့ရဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်တစ်ခုချင်းစီက company အပေါ် အများကြီးအကျိုးသက်ရောက်ပါတယ်။
လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတွေဟာ project တွေကို prioritizing, implementing, overseeing စတဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာတွေကို ချောချောမွေ့မွေ့နဲ့ ပြီးမြောက်သွားစေဖို့ နည်းလမ်းတစ်ခုလိုအပ်ပါတယ်။ CIO ရဲ့ပြောကြားချက်အရ PM နည်းလမ်းကို အသုံးပြုလိုက်ခြင်းဟာ IT ဌာနနတွေမှာ သိသိသာသာ အကျိုးသက်ရောက်စေပြီးပြီး လုပ်ငန်းရဲ့ budget ကျော်လွန်နိုင်ခြေ 28% လောက် လျော့ချပေးနိုင်တာကိုတွေ့ရပါတယ်။ IT PMO ရဲ့ အခန်းကဏ္ဍဟာ သာမာန် service provider အဖြစ်နဲ့တင်မဟုတ်ပဲ စီးပွါးရေးလုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ အရေးပါတဲ့ partner တွေအဖြစ်သို့ပါ ကူးပြောင်းလာပြီး အခွင့်အလမ်းအသစ်တွေနဲ့ ကိုက်ညီတဲ့ အကောင်းဆုံးဖြေရှင်းချက်တွေနဲ့ project တွေ အကောင်အထည်ဖော်နိုင်စေဖို့ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတွေကို ကူညီပေးနေပြီဖြစ်ပါတယ်။ remote IT operation တွေကို စီမံခန့်ခွဲရာမှာ ရှင်းလင်းတဲ့ communication ရှိဖို့၊၊ ကြိုတင်စီစဥ်ဖို့၊ လက်တွေ့အကောင်အထည်ဖော်ဖို့နဲ့ ထိရောက်တဲ့ digital tool တွေ လိုအပ်ပါတယ်။ ဆက်လက်ပြီး အဓိကကျတဲ့ IT PMO workstream အချက် ၅ချက်နဲ့ ထိရောက်တဲ့ project management တစ်ခုက သင့်ရဲ့လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းရဲ့အခြေအနေအားလုံးအပေါ်မှာ ဘယ်လို အကျိုးသက်ရောက်မှုကောင်းတွေဖြစ်စေနိုင်လဲဆိုတာကို ဖော်ပြသွားပါမယ်။
၁။ Computer Network ကို စနစ်တကျထိန်းသိမ်းရာတွင် ကူညီခြင်း
IT PMO တစ်ခုရဲ့ အဓိကလုပ်ဆောင်ချက်တွေထဲကတစ်ခုကတော့ laptop၊ desktop computer၊ smartphone၊ tablet တွေနဲ့ တခြား electronic device တွေအပါအဝင် network တွေရဲ့ installation maintenance တွေကို လိုက်လံစစ်ဆေးခြင်းပဲဖြစ်ပါတယ်။ IT အဖွဲ့က user account တွေ ပြုလုပ်ပေးပြီး အဲ့accountတွေကို အဖွဲ့အစည်းရဲ့ system မှာ အသုံးပြုနိုင်ဖို့ ပြုလုပ်ပေးရပါတယ်။ network လုံခြုံမှုရှိ၊ မရှိ လိုအပ်ရင် ပြဿနာဖြေရှင်းပေးဖို့နှင့် system ကို failure မဖြစ်ဖို့နဲ့threat တွေက ရနိုင်တဲ့ riskတွေကို ကာကွယ်ဖို့အတွက်လည်းsoftware ကို update လုပ်ပေးပါတယ်။ cloud နည်းပညာကို အခြေခံထားတဲ့ collaborative work management platform ဟာ project status တစ်ခုရဲ့ visibility နဲ့ transparency ကို တိုးတက်အောင်ကူညီပေးတဲ့အပြင် အချိန်ကုန်သက်သာစေဖို့နဲ့ sprint planning အတွက် လိုအပ်တဲ့ IT resourceတွေကို ရှာဖွေသတ်မှတ်ပေးဖို့ ကူညီပေးပါတယ်။
၂။ စီးပွားရေးလုပ်ငန်းရှင်တွေအတွက် IT လိုအပ်ချက်များကို အကောင်အထည်ဖော်ခြင်း
IT PMO တွေဟာ IT leader တွေနဲ့အတူ စီးပွားရေး အလုပ်အမှုဆောင်အဖွဲ့ကို လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းအတွင်းပြောင်းလဲမှုတွေကို ပြေပြေပြစ်ပြစ် ဆောင်ရွက်နိုင်ဖို့ ကူညီပေးပါတယ်။ PM solution တွေရဲ့ research အရ management က PMO ကို အဓိက process တစ်ခုလို့ သတ်မှတ်ပြီး PMO တွေရဲ့ ၄၂% လောက်က ပြောင်းလဲမှုတွေနဲ့ ပတ်သက်ပြီး organization ဆိုင်ရာ အတိုက်အခံတွေကို ကြုံတွေ့နေရတယ်လို့ ဆိုပါတယ်။ Project Manager တွေက green-lighting နည်းပညာအသစ်တွေအတွက် metric နဲ့ ဖြစ််နိုင်ခြေများတဲ့ result တွေ ပေးပြီးတော့ stakeholder ရဲ့ယုံကြည်မှု တိုးလာအောင်လုပ်နိုင်ပါတယ်။
၃။ IT team များအတွက် Prioritiesတွေကို တိတိကျကျ စီစဥ်ထားခြင်း
တစ်ခါတစ်ရံ IT ဋ္ဌာနတွေမှာ အမျိုးမျိုး အရေးပါပြီး ကြာချိန်မတူတဲ့ project အများကြီး ရှိနေတတ်ပါတယ်။IT project manager တစ်ယောက်က သူတို့လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းရဲ့ အရေးကြီးဦးစားပေးသင့်တဲ့အရာတွေကို စိစစ်ခွဲခြားဖို့ IT help desk specialist တွေနဲ့ တိုက်ရိုက်အလုပ်လုပ်ရပါတယ်။ accountability မရှိခြင်း၊ resource တွေကို စနစ်တကျစီမံခန့်ခွဲနိုင်စွမ်းမရှိခြင်းတွေဟာ projectတွေကို ပိုမိုကြန့်ကြာစေတာတွေ သတ်မှတ်ထားတဲ့ budget ထက်ကျော်လွန်တာတွေကို ဖြစ်စေပါတယ်။ project တွေလုပ်ဆောင်တဲ့အခါမှာ priority တွေ workflow တွေအပေါ် အဓိကအာရုံစိုက်နိုင်ဖို့ team အားလုံးက မှန်မှန်ကန်ကန် လုပ်ဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။
၄။ Help Ticket တွေနဲ့ Requestတွေကို အစီအစဥ်တကျ စီမံခန့်ခွဲခြင်း
သူ့နေရာနဲ့သူ assign ချဖို့ လိုအပ်တဲ့ help ticket နဲ့ request အမျိုးမျိုး IT ဌာနကို ရောက်လေ့ရှိပါတယ်။။ IT team တွေအနေနဲ့ virtual meeting ကတစ်ဆင့် ဆက်သွယ်ပြီး အလုပ်ခွဲဝေရခြင်းဟာ စိန်ခေါ်မှုတစ်ခုဖြစ်နိုင်ပါတယ်။ IT ဋ္ဌာနက သင့်တော်တဲ့ဝန်ထမ်းတွေကို လုပ်ငန်းတာဝန်တွေ ခွဲဝေပေးဖို့က remote working နဲ့ လုပ်တယ်၊မလုပ်ဘူးဆိုတဲ့ အချက်ထက် ထိရောက်တဲ့ ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ခြင်းနဲ့ လက်တွေ့လုပ်နေတဲ့ insights နဲ့ schedule တွေကို အဖွဲ့ဝင်တွေ အားလုံး သိထားခြင်းရှိ၊မရှိဆိုတဲ့ အပေါ်မှာ မူတည်ပါတယ်။ Email တွေ manual process တွေပေါ်မှာ မှီခိုတာထက် CWM platform ကို အသုံးပြုပြီး အလုပ်လုပ်တာက communication ကို ပိုမိုတိုးတက်စေပြီး ပူးပေါင်းအလုပ်လုပ်ဖို့လည်း ပိုမိုလွယ်ကူစေပါတယ်။ မှန်ကန်သင့်တော် platform တစ်ခုဟာ သင်လက်ရှိသုံးနေတဲ့ software tool တွေနဲ့ system တွေကိုချိတ်ဆက်ပေးနိုင်ပါတယ်။
၅။ IT နဲ့ Technology Solution တွေရဲ့ အသုံးဝင်မှုတွေကို တိုင်းတာခြင်း
Network တွေ system အသစ်တွေ တပ်ဆင်လိုက်တဲ့အခါမှာ IT PMO က return of investment (ROI)ကို မကြာခဏတိုင်းတာပေးပါတယ်။ ROI တွက်ချက်ခြင်းက stakeholderတွေ projectတစ်ခုကို approve ဖို့နဲ့ ရပ်ဖို့ လိုအပ်တဲ့ informationကို ပေးပြီး projectတွေကို prioritize လုပ်ရာတွင် ကူညီပေးသလို employee satisfaction တိုးလာခြင်းနဲ့ marketing opportunity အသစ်တွေတိုးတက်စေခြင်း စတဲ့ အကျိုးကျေးဇူးတွေကိုပါ ရရှိစေပါတယ်။ IT PMO ဟာ နည်းပညာအသစ် ဒါမှမဟုတ် နဂိုရှိပြီးသား နည်းပညာတွေရဲ့ ကုန်ကျစရိတ်သက်သာဖို့ hardware၊ softwareတွေကို assess လုပ်ပေးနိုင်ပါတယ်။
၆။ ပိုမိုကောင်းမွန်တဲ့ IT PMO တစ်ခု တည်ထောင်ခြင်း
IT ဌာနအကုန်လုံးအတွက် အနည်းဆုံး project manager တစ်ယောက်ရှိခြင်းဟာ အကျိုးရှိစေပြီး IT PMO အဖွဲ့ ရှိတဲ့ ကြီးမားတဲ့ လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်းတွေကလည်း IT project risk management တွေမှာ ပိုမို နားလည်လာနိုင်စေပါတယ်။ ။ ဘယ်လိုနယ်ပယ်မှာပဲဖြစ်ဖြစ် စဥ်ဆက်မပြတ် ကြီးပွားတိုးတက်မှုဟာ customer တွေကို innovative ဖြစ်တဲ့ နည်းလမ်းတွေ ပေးတဲ့အပေါ်မှာ မူတည်နေပါတယ်။ နည်းပညာနှင့် လုပ်ငန်းအဖွဲ့အစည်း ခေါင်းဆောင်တွေကနေ အပြည့်အဝအထောက်အပံ့ပေးထားတဲ့ IT PMO မရှိပဲ စဥ်ဆက်မပြတ် ကြီးပွားတိုးတက်မှုဆိုတာ မဖြစ်နိုင်ပါဘူး
Ref: Smartsheet
