Our Blogs

သင့်မှာ တီထွင်ဖန်တီးနိုင်သူတွေနှင့် ပြဿနာဖြေရှင်းနိုင်သူတွေပါတဲ့ အဖွဲ့တစ်ဖွဲ့ရှိတယ်ဆိုပါစို့။ ဒါပေမယ့် နောက်ထပ် သင်ကသူတို့ကို အပတ်စဉ်အစီရင်ခံစာများပြုစုခြင်း၊ လုပ်ငန်းဆိုင်ရာ စာရွက်စာတမ်းများနှင့် နေ့စဥ် ပုံမှန်လုပ်ငန်းတွေကို လုပ်ဆောင်စေပါတယ်။ ထပ်ခါတလဲလဲလုပ်ရတဲ့ အလုပ်များနှင့် manual လုပ်ရတဲ့ အလုပ်များကို automatic ဖြစ်အောင် ပြောင်းလဲနိုင်ပါက ပိုမိုတန်ဖိုးရှိတဲ့အလုပ်များအတွက် အချိန်ပိုအောင်လုပ်ဆောင်ပေးနိုင်ခြင်းနှင့်အတူ စိတ်ဓာတ်ကို မြှင့်တင်ပေးပီး ဆန်းသစ်တီထွင်မှုပိုင်းကိုလည်း အားပေးရာရောက်ပါတယ်။ ဒါပေမယ့် သင့်အဖွဲ့ဟာ အလုပ်များနေတယ်ဆိုရင်တော့ သူတို့ကို automated work process မှာပါဝင်လာအောင် သင့်အနေနဲ့ ဘယ်လိုတိုက်တွန်းမလဲ။ အဖြေကတော့ သင်လုပ်စရာမလိုပါဘူး။ ရှုပ်ထွေးတဲ့ automation စနစ်ဖြင့် project ကို လုပ်ဆောင်မည့်အစား၊ သင့်အဖွဲ့၀င်တွေအတွက် သူတို့လုပ်ငန်းတွေနဲ့ ကိုက်ညီမယ့် ပြင်ဆင်သတ်မှတ်ရလွယ်ကူသော automation rules တွေကို ရှာဖွေပြီး အသုံးချတတ်ဖို့ပဲလိုပါတယ်။ လူတစ်ဦးချင်း သို့မဟုတ် team အလိုက် အလိုအလျောက်လုပ်ဆောင်မှုစနစ်ကိုစတင်တည်ဆောက်ရန်နှင့် သင့်လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံးကို တိုးတက်စေရန် နည်းလမ်းငါးခုကို ဖော်ပြပေးသွားပါမယ်။

၁။သင့်အဖွဲ့ဝင်တွေ မကြိုက်တဲ့အလုပ်များကိုမေးမြန်းပါ

အလိုအလျောက်စနစ်တိုင်းရဲ့ပထမဆုံးအဆင့်က ဘယ်အရာကို အလိုအလျောက်စနစ်အဖြစ်ပြောင်းလဲမယ်ဆိုတာ ဆုံးဖြတ်ရခြင်းဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ငန်းခွင်အတွင်းတွင် လူတိုင်းက မလုပ်ချင်တဲ့ သေးငယ်သောလုပ်ငန်းစဉ်များနှင့် စတင်ပြောင်းလဲပါ။ အပတ်စဉ် report များ ပြင်ဆင်ရခြင်း သို့မဟုတ် သာမန်ဝယ်ယူမှုများအတွက် ခွင့်ပြုချက်တောင်းခံခြင်းကဲ့သို့သော ထပ်တလဲလဲလုပ်ဆောင်စရာများက အရေးကြီးသော်လည်း ၎င်းတို့က ပျင်းစရာကောင်းပါတယ်။ ပုံမှန်လုပ်နေကျအလုပ်များနှင့် မနှစ်သက်ဆုံးအလုပ်များကို အလိုအလျောက်စနစ်ပြောင်းလဲလိုက်ခြင်းအားဖြင့် သင့်လုပ်ငန်းကို တိုးတက်အောင်ကူညီနိုင်မယ့် တခြားအလုပ်များတွင် အချိန်ပိုပေးနိုင်ပီး အာရုံစိုက်မှုကို ပိုမိုလုပ်ဆောင်နိုင်လာပါမယ်။ ထပ်ခါတလဲလဲ အလုပ်များကိုအများဆုံးလုပ်ရသော သို့မဟုတ် စိတ်အနှောက်အယှက်ဖြစ်စေတဲ့ အလုပ်များကို လုပ်ရသော အဖွဲ့များကိုရှာဖွေပါ၊ သူတို့ဟာ အပြောင်းအလဲများပြုလုပ်ဖို့အတွက် အဓိကကျတဲ့ သူတွေ ဖြစ်ကြပါတယ်။

၂။ သင့်မှာရှိသောအရင်းအမြစ်များကိုအရင်လေ့လာပါ။

အလုပ်များကို စီမံခန့်ခွဲရာတွင်ပါ၀င်သောလုပ်ဆောင်ချက်များဖြစ်သည့် စာတိုပေးပို့ခြင်းမှစပြီး တစ်ဉီးတစ်ယောက်ချင်းစီ သတိပေးချက်များပို့ခြင်း စသော စနစ်များကို အသုံးပြုပြီးသားဆိုလျှင် သင့်အဖွဲ့များက အလိုအလျောက်စနစ်နဲ့ အကျွမ်းတဝင်ရှိနေပြီဖြစ်ပါတယ်။ သင့်လုပ်ငန်းရှိ အဖွဲ့ဝင်များက တိကျသောပရောဂျက်များအတွက်ဖြစ်စေ၊ ၎င်းတို့၏လုပ်ငန်းစဉ်များကို တိုးတက်စေရန်အတွက်ဖြစ်စေ၊ ကိုယ်ပိုင်ဖြေရှင်းချက်များကို ရှာဖွေတွေ့ရှိကြပါတယ်။ ၎င်းတို့ လက်ရှိအသုံးပြုနေသော ဖြေရှင်းချက်များမှ အကောင်းဆုံးရလဒ်များကို မည်သို့ရရှိနိုင်မည်ကို နားလည်သိရှိရုံသာမက ကျန်အဖွဲ့အစည်းအတွက် လုပ်ငန်းစဉ်အသစ်များကို စတင်လုပ်ဆောင်ရန် အတွက်လည်း ၎င်းတို့သည် အရေးကြီးသောနေရာမှာပါ၀င်သူများဖြစ်ပါတယ်။

၃။ လူတိုင်းအတွက် အဆင်ပြေစေမယ့် နည်းလမ်းများကို ရှာဖွေပါ။

အဖွဲ့တိုင်းက မတူညီတဲ့အတွက်ကြောင့် သင်၏အလိုအလျောက်စနစ်ကလည်းကလည်း သီးခြားအဖွဲ့များ သို့မဟုတ် သတ်မှတ်ထားသောလုပ်ငန်းစဉ်များအတွက်သာ ဖြေရှင်းပေးနိုင်တာမျိုး မဟုတ်ဘဲ လူတိုင်းကြုံတွေ့နေရသည့် လုပ်ငန်းတွင်းစိန်ခေါ်မှုများကို သေချာဖြေရှင်းပေးနိုင်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ကုဒ်တစ်ကြောင်းမှမလို၊ ရှုပ်ထွေးသောဖော်မြူလာများမပါ၊ ITအသင်းဘက်မှ အကူအညီမပါဘဲ မည်သူမဆို အလွယ်တကူ လုပ်ဆောင်နိုင်သည့် အလိုအလျောက်စနစ်ကို ထည့်သွင့်ခြင်းအားဖြင့် လုပ်ငန်းတွင်းရှိ လူတိုင်းကို ပိုမိုအောင်မြင်စေရန် ကူညီပေးနိုင်ပါတယ်။

၄။အီးမေးလ်အပေါ် မှီခိုအားထားမှုကို လျှော့ချပါ။

သင့်လုပ်ဆောင်စရာများကို အလိုအလျောက်စနစ်ဖြင့်လုပ်ဆောင်လာသည်နှင့်အမျှ နောက်ဆုံးရက်သတိပေးချက်များ သို့မဟုတ် ပြီးစီးမှုသတိပေးချက်များကဲ့သို့သော ဆက်သွယ်ရေးအားလုံးကို ပေးပို့ရန် အီးမေးလ်မှတစ်ဆင့် လုပ်ဆောင်ရပါတယ်။ ရှည်လျားတဲ့အီးမေးလ် threads များကို မပေးပို့တော့ဘဲ အလုပ်များပြီးမြောက်သည့်အခါ အလိုအလျောက်မှတ်သားထားသောစနစ်ဖြင့် အဖွဲ့တစ်ခုလုံးကို မြင်နိုင်စေပါတယ်။ အဖွဲ့ဝင်အများစုနှင့် မသက်ဆိုင်တဲ့ အီးမေးလ်များ ၀င်နေခြင်းအစား အလိုအလျောက်စနစ်ဖြင့် ထိုအလုပ်တစ်ခုအား တာဝန်ယူထားသော လူများထံသို့သာ ပေးပို့နိုင်ပါတယ်။ အီးမေးလ်အဝင်များကို အနည်းဆုံးဖြစ်အောင် ထားရှိခြင်းက ဝန်ထမ်းများအတွက် အမှန်တကယ်အရေးကြီးသည့် အီးမေးလ်များကို ဦးစားပေးလုပ်ကိုင်နိုင်ပြီး ထိုအီးမေးလ်များကို တုံ့ပြန်ပေးဖို့လည်း ကူညီနိုင်ပါတယ်။

၅။ မိုဘိုင်းနှင့် ကောင်းမွန်စွာအလုပ်လုပ်နိုင်သော အလိုအလျောက်စနစ်ဖြေရှင်းချက်ကို ရွေးချယ်ပါ။

အလိုအလျောက်စနစ်များကို အကဲဖြတ်သည့်အခါ မိုဘိုင်းလ်ကို အဓိကထားပြီး ကြည့်ရန်လိုအပ်ပါတယ်။ မည်သည့်စက်ပစ္စည်းများနှင့်မဆို အချက်အလက်များကို ချောမွေ့ပြီး လုံခြုံစွာ ချိတ်ဆက်ပေးနိုင်တဲ့ စနစ်မျိုးကိုရွေးချယ်ရပါမယ်။၊ ဒါမှသာ ဝန်ထမ်းများဟာ ပရောဂျက်အခြေအနေအား စစ်ဆေးကာ မည်သည့်နေရာမှမဆို တောင်းဆိုချက်များကို အတည်ပြုနိုင်ပြီး အဖွဲ့လိုက် မည်သည့်နေရာတွင် မည်သို့လုပ်ဆောင်ရမည်ဆိုတာကို သတ်မှတ်နိုင်ပါတယ်။

နိဂုံးချုပ်အနေဖြင့် အလိုအလျောက်စနစ်ဖြင့် လုပ်ဆောင်မှုများသည် ဝန်ထမ်းများအား အလုပ်ကို ပိုမိုထိရောက်စွာ လုပ်ဆောင်နိုင်စေရန်နှင့် တီထွင်ဖန်တီးမှုကောင်းပြီး တန်ဖိုးရှိသောအလုပ်များအတွက် အချိန်ပိုပေးနိုင်စေရန် ကူညီပေးနိုင်ပါတယ်။ သို့မှသာ ပိုမိုထိရောက်မှုရှိပြီး အောင်မြင်မှုများရရှိနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ အသုံးပြုရလွယ်ကူပီး ပြောင်းလွယ်ပြင်လွယ်ရှိသော အလိုအလျောက်စနစ်ကို စတင်ခြင်းဖြင့် သင်ဟာ ထိုစနစ်ရဲ့ အကျိုးကျေးဇူးများကို အသုံးချနိုင်ရုံသာမက အခြားသူများနှင့်ပါ အောင်မြင်စွာ ချိတ်ဆက်နိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။ ထို့အပြင် သင်၏ လုပ်ငန်းနှင့် လုပ်ငန်းအတွင်းရှိ ၀န်ထမ်းများအတွက်လည်း အကောင်းဆုံးသော အောင်မြင်မှုအခွင့်အလမ်းများကို ပေးစွမ်းနိုင်မှာဖြစ်ပါတယ်။

Ref: Smartsheet