ဝန်ထမ်းတွေအတွက် Onboarding နဲ့ offboarding process ကို စီစဥ်ရခြင်းဟာ HR နှင့် IT ဌာနများအတွက် စိန်ခေါ်မှုအသစ်ဖြစ်လာပါတယ်။ ခေတ်ရေစီးကြောင်းနှင့် Covid-19 pandemic ကြောင့် အရင်လို လုပ်ထုံးလုပ်နည်း အစား virtual interview၊ work stream ပုံစံ နှင့် နည်းလမ်းဗျူဟာများ ပြောင်းလဲပြီးတော့ အလုပ်များကို နေ့စဉ်ပုံမှန် လည်ပတ် နိုင်အောင်လုပ်လာကြပါတယ်။
ဝန်ထမ်းအသစ်များဟာ သူတို့ရဲ့ အဖွဲ့အသစ်နဲ့ physical connection မရှိဘဲ အလုပ် လုပ်ကြရသလို ၊ အခြားတစ်ဖက်တွင်လည်း ဝန်ထမ်းများဟာ အနီးကပ် စောင့်ကြည့်မှုရဲ့ ပြင်ပတွင်ရှိနေသောကြောင့် အလုပ်ရှင်များ အနေဖြင့် ကောင်းမွန်စွာ ထောက်ပံ့ ဆက်ဆံနိုင်ဖို့ လိုလာပါတယ်။
Remote onboarding နှင့် offboarding လုပ်ငန်းစဉ်တွင် အဆင်ပြေချောမွေ့စေဖို့အတွက် HR နှင့် IT ဌာနများဟာ အတူတကွပူးပေါင်းပြီး ထိရောက်တဲ့ employee lifecycle ဖြစ်ဖို့ သင့်လျော်တဲ့နည်းလမ်းအဖြေကို ရှာဖွေကြရပါတယ်။
၁။ HR နှင့် IT အတူ ပူးပေါင်းလုပ်ဆောင်ခြင်း
ဝန်ထမ်းအသစ်ခန့်ထားရာမှာ laptop, monitor, software tools အသစ်တို့ လိုအပ်ပါတယ်။ Department တစ်ခုချင်းစီအလိုက် remote onboarding နှင့် offboarding process အတွက် CWM tool (Collaborative Work Management tool) တွင် checklist create လုပ်ပြီး အသုံးပြုလာကြပါတယ်။ Checklist တွင် pre boarding၊ digital signing document၊ IT equipment တွေဖြစ်တဲ့ Hardware, Software တွေပါဝင် ပါတယ်။ လိုက်နာရမည့် ဝန်ထမ်းစည်းမျဉ်းများနှင့် Data လုံခြုံရေးအတွက် training များပေးရန်လိုအပ်ပါတယ်။
၂။ Employee Lifecycle Management ကို အဆင့်တိုးမြှင့်ခြင်း
HR ဌာနအနေနဲ့ ဝန်ထမ်းအသစ်ဟာ လုပ်ငန်းခွင် ပတ်ဝန်းကျင်အသစ်မှာ အသားကျအောင် ဘယ်လိုလုပ်ဆောင်မလဲဆိုတာ သိထားရပါမယ်။ HR နှင့် IT team တို့ ပူးပေါင်းပြီးတော့ approval process အတွက် ဌာနအလိုက်၊ ရာထူးအခန်းကဏ္ဍအလိုက် electronic digital sign များပြုလုပ်ခြင်း၊ ဝန်ထမ်းဆီက feedback နှင့် အတွေ့အကြုံတွေကို စစ်တမ်းကောက်ယူခြင်း၊ IT equipment စာရင်းကိုပြုလုပ်ရပါတယ်။ IT service အနေဖြင့်လည်း user ရဲ့ IT devices Hardware နှင့် software issues များကို ကူညီဖြေရှင်းပေးရန်အတွက် issue ticketing system ဖြင့် လုပ်ဆောင်ကြပါတယ်။
၃။ လိုက်လျောညီထွေမှုရှိပြီး အချင်းအချင်းနားလည်မှုရှိတဲ့လုပ်ငန်းခွင်တစ်ခုတည်ဆောင်ဆောက်ခြင်း
ဝန်ထမ်းတွေဟာ Work from Home လုပ်တဲ့ကာလမှာ onboarding process ဟာပိုပြီး အရေးပါလှပါတယ်။ virtual connection ကောင်းကောင်းရရှိဖို့ရန်အတွက် HR နှင့် IT team တို့မှ leader တို့ဟာ email၊ video recording စသည်တို့ဖြင့်ဆက်သွယ် ပေးပို့ကြပါတယ်။ အလုပ်လုပ်ရတဲ့ laptop က issues တစ်ခုခုဖြစ်ခဲ့ရင် ဘယ်လို ဘယ်ပုံဖြေရှင်းရမလဲဆိုတာ ပြောပြရပြီးတော့ IT support ticket ဖွင့်ပြီး ကူညီဖြေရှင်းပေးရပါတယ်။ Manager များဟာ ဝန်ထမ်းအသစ်တွေကို knowledge Training၊ Equipment များထောက်ပံ့ပေးနိုင်ရန်စီစဉ်ရပြီး ဝန်ထမ်းများ စွမ်းဆောင်ရည်အပြည့်နှင့် အလုပ်ကို ပျော်ရွှင်တက်ကြွစွာ လုပ်ကိုင်နိုင်ရန် စီစဥ်ပေးဖို့လည်း လိုအပ်ပါတယ်။
HR နှင့် IT ဌာနဟာ Onboarding နှင့် Offboarding process ကို အောင်အောင်မြင်မြင်လုပ်ဆောင်နိုင်ဖို့ အဓိကကျောရိုးဖြစ်ပါတယ်။ HR နှင့် IT တို့ဟာ အချိတ်အဆက်မိမိ လုပ်ဆောင်နိုင်တဲ့အခါ organization ရဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာအတွက် ပိုပြီးမြန်ဆန်ချောမွေ့မှုရှိလာပါတယ်။
Ref : Smartsheet
